+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Какая входящая корреспонденция не направляется руководителю учреждения

Какая входящая корреспонденция не направляется руководителю учреждения

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Обработка документов

Об "Инструкции по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах". В целях упорядочения и повышения качества подготовки и исполнения документов постановляю:. Утвердить прилагаемую "Инструкцию по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах".

Руководителям городской, районных, сельских, поселковых администраций, их отделов, управлений и комитетов организовать изучение и неукоснительное исполнение данной инструкции. Ответственность за организацию делопроизводства возложить на руководителей названных администраций и их структурных подразделений.

Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на секретаря администрации А. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале — при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения наложение резолюции , направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа.

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия.

Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработку и отправку исходящих документов.

Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:. Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях. Исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации процессов делопроизводства, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников является годовой объем документооборота.

Прежде всего напомним, что различают три основных потока документации :. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота. Подсчет количества документов осуществляют по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов в местах их регистрации. Размноженные экземпляры, обработанные службой делопроизводства, подсчитывают отдельно на основе принятой на предприятии системы учета документов.

Итоговые данные об объеме документооборота анализирует и обобщает служба делопроизводства. Полученные результаты отражают в специальном документе — отчете об объеме документооборота см. После анализа и обобщения данные об объеме документооборота передают руководителю предприятия в установленном им порядке. График документооборота. Движение документов с момента их создания до передачи на хранение регламентирует график документооборота.

Какой-то унифицированной формы такого графика не существует. Каждое предприятие разрабатывает его с учетом особенностей своей деятельности. При этом нужно предусмотреть оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый документ, а также минимальный срок его нахождения в подразделении. При составлении графика документооборота прежде всего необходимо определить :.

Конкретным исполнителям вручают выписку из графика документооборота. В такой выписке перечисляют только документы, относящиеся к сфере функциональных обязанностей исполнителя. Кроме того, в ней указывают подразделения, в которые эти документы должны быть переданы после создания, проверки или обработки, а также сроки их передачи.

В целом по предприятию график документооборота составляют на основании соответствующих графиков его подразделений. График документооборота оформляют в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

На практике его часто составляют в табличной форме. Приведем пример графика документооборота на рис. Заметьте: поскольку правила документооборота предприятие утверждает самостоятельно, решение о необходимости составления графика документооборота относится к компетенции конкретного предприятия. Порядок обращения с документами. Порядок обращения с документами зависит от того, поступили они извне или созданы самим предприятием.

Например, технологический процесс обработки и движения поступивших документов состоит из следующих этапов:. В свою очередь, исходящую документацию после ее создания и подписания утверждения необходимо обработать, зарегистрировать и отправить адресату.

Давайте подробнее рассмотрим этапы документооборота на предприятии. Начнем с приема входящих документов. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение. Прием и первичная обработка документов проходят централизованно в службе делопроизводства экспедиции. Также документы может принимать специально выделенный работник канцелярии или секретарь. Если документы поступили в нерабочее время, их принимает дежурный работник предприятия при наличии , который, не раскрывая корреспонденцию, передает ее в службу делопроизводства на следующий рабочий день под подпись.

Другие работники предприятия принимать корреспонденцию не должны. Факт поступления документа на предприятие обязательно фиксируют путем проставления на входящих документах отметки о его поступлении. Такую отметку проставляют от руки, при помощи штампа см. Этот реквизит содержит сокращенное наименование предприятия, регистрационный индекс и дату при необходимости — часы и минуты поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации указанную информацию наносят при помощи штрих-кода.

На невскрываемых письмах отметку о поступлении проставляют на конверте. При получении документов прежде всего проверяют правильность их доставки. Ошибочно получили чужую корреспонденцию?

Тогда следует вернуть ее отправителю без рассмотрения. После вскрытия конверта проверяют наличие и целостность вложения, т. Предположим, в ходе проверки выявлено отсутствие приложений, указанных в документе, или отдельных листов либо обнаружены ошибки в оформлении документа, которые делают невозможным его исполнение отсутствует подпись, гриф утверждения и т.

Тогда документ не регистрируют. Отправителю направляют письменный запрос или сообщают ему о сложившейся ситуации по телефону. При этом на документе делают соответствующую отметку с указанием даты запроса разговора по телефону , должности и фамилии лица, которому сделан запрос, а также подписи лица, осуществившего запрос, и ее расшифровки.

В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта или упаковки, что привело к невозможности прочтения текста документа, составляют акт в двух экземплярах. Один акт направляют отправителю, второй — хранят в службе делопроизводства. Если адрес отправителя, дату отправки и получения документа можно определить только по конверту, его сохраняют и прилагают к документам, которые были в нем присланы.

Кроме того, конверт нужно сохранить, если установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, или отсутствуют отдельные документы.

Также сохраняют и прилагают к документам адресные ярлыки заказных конвертов и пакетов. Все документы, поступившие на предприятие, проходят обязательное предварительное рассмотрение. Его осуществляет служба делопроизводства в день поступления документов либо на следующий рабочий день в случае поступления документов после окончания рабочего дня, в выходные или праздничные дни.

Поручения вышестоящих организаций, телеграммы и телефонограммы рассматривают немедленно. Целью предварительного рассмотрения является :. Лицо, которому поручено предварительное рассмотрение, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по назначению: руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от затронутых в документах вопросов.

Это же лицо определяет необходимость регистрации документов. Во время предварительного рассмотрения учитывают полномочия должностных лиц, предусмотренные в учредительных документах предприятия, положениях о структурных подразделениях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителем предприятия и его заместителями, должностных инструкциях.

Также ориентируются на классификатор вопросов деятельности предприятия, номенклатуру дел, схемы прохождения документов. Руководителю предприятия и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя предприятия, распределяют по структурным подразделениям.

На документе указывают подразделение или фамилию специалиста. Такая пометка имеет силу резолюции руководителя. Регистрация документов. Служебный документ, полученный либо созданный предприятием в том числе для внутреннего пользования , считается внесенным в документационный фонд с момента регистрации.

Регистрация документа — это фиксирование факта создания, отправки или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса и внесения в учетные формы кратких сведений о служебном документе. Регистрацию документов осуществляют с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативного использования имеющейся в документах информации.

Служба делопроизводства, как правило, осуществляет регистрацию документов централизованно. Вместе с тем. Место регистрации отдельных групп документов приказов распоряжений по кадровым вопросам личному составу , договоров, отчетов, прейскурантов и пр. Так, не подлежат регистрации в службе делопроизводства :. При этом документы, перечисленные в пунктах 1, 3, 8 — 12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях предприятия бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации.

При регистрации документов необходимо соблюдать определеные требования :. Документы регистрируют независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация осуществляется по документопотокам входящие, исходящие, внутренние. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой новый регистрационный индекс на документе не проставляют. Документы регистрируют по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов.

Во время регистрации документу присваивают условное обозначение — регистрационный индекс. Регистрационный индекс документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации.

Формат A3 x мм Например: В письмах-ответах на поручения вышестоящих органов, письмах-ответах на запросы и обращения народных депутатов Украины, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий необходимо обязательна ссылка на индекс и дату, указанные в документе корреспондента, что направил документ, на который дается ответ. По каждому виду документов нумерация ведется арабскими цифрами, начиная с номера 1. Приказы, издаваемые в организации, индексируют по каждому виду отдельно: Постановления и распоряжения, которые принимаются организацией, индексируются добавлением к порядкового номера соответствующего вида документа с начала буквы "п"- для постановлений и буквы "г" - для распоряжений.

Об "Инструкции по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах". В целях упорядочения и повышения качества подготовки и исполнения документов постановляю:. Утвердить прилагаемую "Инструкцию по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах". Руководителям городской, районных, сельских, поселковых администраций, их отделов, управлений и комитетов организовать изучение и неукоснительное исполнение данной инструкции.

Некоторые секреты входящих документов

Об "Инструкции по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах". В целях упорядочения и повышения качества подготовки и исполнения документов постановляю:. Утвердить прилагаемую "Инструкцию по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах". Руководителям городской, районных, сельских, поселковых администраций, их отделов, управлений и комитетов организовать изучение и неукоснительное исполнение данной инструкции. Ответственность за организацию делопроизводства возложить на руководителей названных администраций и их структурных подразделений.

Обработка входящей корреспонденции

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"
Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская.

Какая входящая корреспонденция не направляется руководителю учреждения

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Организация работы с документами заключается в создании условий при обработке документов, поступающих формированию информационно-поисковых систем с документами и контролю за их выполнением, хранением необходимой информации для оперативного использования, а также в подготовке документов для передачи в архив на хранение. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления создает документооборот. Порядок прохождения документов осуществляется по схемам для соответствующих документов групп документов , которые утверждаются руководителем организации.

В письмах-ответах на поручения вышестоящих органов, письмах-ответах на запросы и обращения народных депутатов Украины, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий необходимо обязательна ссылка на индекс и дату, указанные в документе корреспондента, что направил документ, на который дается ответ. По каждому виду документов нумерация ведется арабскими цифрами, начиная с номера 1. Постановления и распоряжения, которые принимаются организацией, индексируются добавлением к порядкового номера соответствующего вида документа с начала буквы "п"- для постановлений и буквы "г" - для распоряжений.

.

Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции . с резолюцией руководителя направляется для исполнения нескольким исполнителям, Документы, которые могут быть исполнены в учреждении, не должны.

Регистрация входящих документов

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. wendgendves

    159 ч3 до 15 лет?

  2. sandsaloh

    Зрители, одни должники и евробляхеры

  3. Анастасия

    Думаю, что 1 разряд по боксу у Вас есть, как минимум. По манере ведения речи видно. Тот момент, когда из думающего боксера остался думающий юрист.

  4. alpiverstam90

    Все за сценарием

  5. Фотий

    Відповідь на поставлене запитання роби все по закону або закрийся?

© 2018-2019 rzame.ru